Ahorros fiscales cuando pasas de trabajo de oficina a trabajo manual

Pasar de un trabajo de oficina a trabajo manual cambia tus costos diarios. Puedes conducir a sitios de trabajo, comprar herramientas, reemplazar equipo y pagar de tu bolsillo más a menudo. Los ahorros fiscales vienen de una cosa: registros limpios que coinciden con las reglas.

El primer paso es entender cómo te pagan, porque las reglas cambian mucho.

Dos estilos de pago que importan

• Empleado: T4 en Canadá, W-2 en EE.UU.
• Contratista / autónomo: a menudo T4A en Canadá, 1099 en EE.UU.

No mezcles las estrategias. Elige la que coincida con tu pago.

1) Registra el kilometraje y la conducción a sitios de trabajo

La conducción a sitios de trabajo es una de las mayores fugas de dinero cuando los registros son débiles.

Canadá: Si calificas para reclamar gastos de vehículo motor o viaje como empleado, CRA te dirige al Formulario T777 y las reglas para gastos permitidos de vehículo motor y viaje.

EE.UU.: Si eres autónomo, la tarifa estándar de kilometraje del IRS para uso comercial en 2025 es de 70 centavos por milla.

Un registro de kilometraje debe mostrar consistentemente:

• fecha
• ubicación de inicio y fin
• propósito del trabajo
• distancia

Usa MileLog para mantener el registro de kilometraje real

MileLog es tu aplicación de seguimiento de kilometraje. Se posiciona tanto para deducciones fiscales como para reembolso de kilometraje, y se enfoca en la rutina diaria: registrar viajes, clasificar, exportar informes.

Flujo de trabajo práctico:

• deja que MileLog registre viajes automáticamente
• clasifica viajes como comerciales vs personales
• genera y comparte un informe cuando sea necesario

2) Deja de pagar por costos de trabajo sin un plan de reembolso (especialmente en EE.UU.)

Muchos trabajadores manuales compran cosas para el trabajo porque el trabajo lo necesita. Las reglas fiscales pueden no recompensar eso si eres empleado.

EE.UU.: La Publicación 529 del IRS dice que ya no puedes reclamar deducciones detalladas misceláneas sujetas al límite del 2%, incluyendo gastos de empleados no reembolsados, con excepciones limitadas.

Eso significa que, para la mayoría de trabajadores W-2, el mejor movimiento de "ahorro fiscal" a menudo es obtener reembolso de gastos del empleador en lugar de pagar de tu bolsillo.

Si registras kilometraje con MileLog, también ayuda con reclamos de reembolso de kilometraje, no solo deducciones fiscales.

3) En Canadá, las herramientas de oficio pueden ser una deducción real

Para muchos oficios, las herramientas son un costo importante.

CRA tiene un concepto específico de deducción de herramientas de trabajador de oficio para trabajadores de oficio empleados, y la guía de gastos de empleo de CRA explica un marco de deducción máxima (con límites y una fórmula).

Hazlo limpiamente:

• guarda cada recibo de herramienta
• mantén una lista simple de para qué se usa cada herramienta
• guarda el papeleo del empleador requerido para reclamos de gastos de empleo cuando aplique (a menudo parte del proceso)

4) Mantén un "sistema de prueba" simple para todos los gastos de trabajo

El trabajo manual crea muchos gastos pequeños que se olvidan:

• equipo de seguridad y artículos de protección requeridos para el trabajo
• suministros pequeños
• uso del teléfono para despacho y coordinación de trabajo
• costos relacionados con viajes para situaciones de viaje de trabajo

Canadá: CRA es explícito que los reclamos de gastos de empleo pasan por formularios como T777 para situaciones elegibles.

EE.UU.: el mantenimiento de registros aún importa para cualquier área que puedas reclamar, y existen excepciones para categorías limitadas de empleados usando el Formulario 2106.

Un sistema simple que funciona:

• una carpeta para recibos (mensual)
• una línea de nota por recibo: trabajo + razón
• kilometraje registrado diariamente (automático es mejor)

5) Si eres contratista, actúa como un negocio desde el primer día

El trabajo de contratista usualmente desbloquea más deducciones, pero solo con registros. El kilometraje es a menudo la ganancia más grande y fácil porque sucede todos los días, y se acumula rápido.

Contratistas de EE.UU.: el kilometraje puede reclamarse usando el método de tarifa de kilometraje comercial del IRS (70 centavos por milla en 2025) si calificas para ese método.

Contratistas de Canadá: los costos de vehículo comúnmente se rastrean por porcentaje de uso comercial, y un registro sólido es la base para ese enfoque.

Lista de verificación resumen

• Registra el kilometraje desde el primer día en el trabajo
• Mantén notas de propósito de trabajo para los viajes
• Guarda recibos de herramientas y categoriza las herramientas
• Evita pagar costos de trabajo de empleado de tu bolsillo en EE.UU. cuando el reembolso es posible
• Usa MileLog para capturar viajes, clasificarlos y exportar informes